Beheer eenvoudig de levenscyclus van jouw accounts

Een account binnen Moodle is meestal tijdelijk. Met veel gebruikers wil je dit als beheerder eenvoudig kunnen beheren. Dit is belangrijk vanwege privacy redenen. Ook werkt een opgeruimde omgeving prettiger. De plugin Automatic User Lifecycle Management helpt jou hierbij. Je kunt hiermee workflows maken om bijvoorbeeld inactieve accounts een notificatie te sturen en te schorsen of te verwijderen. In deze blog werken we dit verder uit.

Wanneer gebruik je dit?

Een voorbeeld hiervan is dat mensen zelf accounts mogen aanmaken. Je hebt dan geen controle wie er jouw leeromgeving binnenkomt. Het werkt dan prettig als het opruimen van de accounts automatisch gebeurt. Zo voorkom je een wildgroei aan accounts.

Een ander voorbeeld kan zijn dat je een Single Sign On hebt. De SSO voorziet wel in het aanmaken van accounts, maar niet in het verwijderen. Ook hier kun je de accounts automatisch opruimen. Doe je dit niet dam blijft het aantal accounts maar doorgroeien.

Het kan ook gebeuren dat iemand een account aanmaakt en vergeet het account te bevestigen. Je kunt iemand dan een herinnering sturen.

Moet je handmatig accounts verwijderen of is er helemaal geen proces om accounts te verwijderen? Deze plugin helpt je.

Workflows

Je maakt eerst een workflow aan. Een workflow bestaat uit filter en uit acties. Een filter is de voorwaarde waar een gebruiker aan moet voldoen een actie wat je vervolgens met die accounts gaat doen.

Filters

Je kunt kiezen uit verschillende filters. Je kunt filteren op profielvelden, rollen en op gebruikers die hun account nog niet bevestigd hebben.

Acties

Uiteraard heb je ook verschillende acties die je uit kunt voeren:

Workflows

Zo maak je eenvoudig de volgende workflow:
– Gebruikers die langer dan een jaar niet zijn ingelogd, krijgen een bericht.
– Alle gebruikers die een jaar en een maand niet zijn ingelogd, worden geschorst of verwijderd.

Naast dat je eenvoudig deze workflows kan maken, kun je ook eerst testen of het werkt. Binnen de plugin heet dat een ‘dry run’. Je ziet dan of de plugin jouw filters begrijpt en de juiste acties uitvoert. Zo voorkom je dat per ongeluk de verkeerde accounts verwijdert.

Conclusie

Automatic User Lifecycle Management helpt jou als beheerder om op een makkelijke manier inactieve accounts op te ruimen en gebruikers daarover berichten te sturen. Door de makkelijke weergave en de dry runs houd je goed overzicht en weet je zeker dat de workflows doen wat jij wilt.