Centraal Contentbeheer (1): Gebruik een FTP – repository

Serie blogs

Het afgelopen jaar heb ik meerdere malen van klanten vragen gehad over hoe zij het beste hun e-learningcontent kunnen beheren. Elke aanbieder van content wil zo min mogelijk werk hebben aan het up-to-date houden van hun content. Tegelijk willen de aanbieders maximale flexibiliteit hebben in het toegankelijk maken van de content én controle houden wie toegang heeft.

In een korte serie blogs wil ik drie mogelijkheden bespreken. In ons webinar van 25 maart 2021 heb ik deze mogelijkheden laten zien. Bekijk de opname die gemaakt is van dit webinar.

Vandaag bespreek ik de FTP-repository. Deze aanpak is vooral handig als je veel gebruikt maakt van SCORM modules.

Praktijksituatie

Stel dat jij een aanbieder bent van leercontent. Je hebt jouw e-learningmodules ontwikkeld in een auteursprogramma of LCMS en deze gepubliceerd naar SCORM. Elke SCORM module is een zip-bestand en deze moeten naar het leermanagementsysteem geüpload worden om ze beschikbaar te maken voor de cursisten. En dan sta je voor een aantal keuzes:

1. Ga je ze stuk voor stuk uploaden in een Moodle cursus?
2. Moet een SCORM module in meerdere cursussen getoond worden?
3. Hoe ga je om met nieuwe versies van de SCORM modules?
4. Hoeveel Mb zijn de SCORM modules en is mijn uploadlimiet wel toereikend?

Bij grotere aantallen SCORM modules waar met enige regelmaat nieuwe versies voor uitkomen, biedt de FTP-repository uitkomst. Eerst gaan we kort in wat een repository is.

Repositories in Moodle

In november 2010 kwam Moodle 2.0 uit en vanaf die versie gebruikt Moodle repositories. In Moodle is deze term vertaald met ‘opslagruimten’ en dat is ook precies wat het is. Een repository is een plek waar je bestanden opslaat. Deze bestanden kunnen in Moodle staan zoals de cursusbestanden. Of je koppelt met repositories zoals Dropbox, Google Drive, Wikimedia, etc. In Moodle Docs staat een overzicht van interne en externe repositories die geïnstalleerd staan (let op, sommige staan standaard uitgeschakeld). Uiteraard vinden we in de Moodle Plugin database ook een flinke verzameling repositories.

FTP-repository

Om je content centraal te beheren wil ik de FTP-repository uitleggen. FTP is de afkorting voor File Transfer Protocol. Het zorgt ervoor dat bestanden van de ene computer naar de andere computer verstuurd kunnen worden, in dit geval van jouw computer naar de server waarop Moodle staat (gebruik sFTP of FTPs voor veilige overdracht van bestanden). Het opzetten van een FTP-repository vergt verschillende werkzaamheden en in deze documentatie lees je wat je moet doen om dit te realiseren.

Werkwijze

Je hebt de FTP-repository gerealiseerd en een SCORM module via FTP geüpload. In de cursus waar de SCORM module toegevoegd moet worden, voeg je een nieuwe activiteit toe van het type SCORM. Na het invoeren van de naam moet je het verpakkingsbestand (het zip-bestand dus) selecteren. Je hoeft deze niet nogmaals te uploaden, want dat heb je al gedaan. Je klikt op op het icon ‘Voeg toe’ en je krijgt de Bestandenzoeker te zien. Daar zie je de FTP-repository staan en kan je de SCORM module selecteren.

Na het selecteren van het zip-bestand krijg je een venster waarin je een keuze moet maken. Kies voor ‘link naar het bestand‘. Zo voorkom je dat er meerdere kopieën van jouw SCORM module in Moodle komen. Want dat is een nachtmerrie voor een contentbeheerder.

Daarna moet je een keuze maken bij de optie ‘Frequentie automatisch updaten’. Zet deze op ‘elke dag‘. De cron van Moodle zal op de achtergrond controleren of er een nieuwe versie is. Je kan ook de optie ‘elke keer wanneer gebruikt‘ kiezen maar dan duurt het opstarten van de SCORM module nog langer voor de cursist.

Profijt van centraal contentbeheer

Het zijn een aantal stappen voordat je alle SCORM modules volgens bovenstaande werkwijze in Moodle hebt staan. Maar daarna ga je er profijt van hebben. Want elke nieuwe versie van jouw SCORM module hoef je alleen maar te uploaden via FTP. In Moodle hoef je niets meer te doen. Deze vorm van centraal contentbeheer gaat je echt tijd schelen!

Arnout Vree

Arnout is meer dan alleen de directeur van Avetica; hij is een echte Moodlelaar. Zijn passie voor digitaal leren en zijn drive om organisaties te helpen groeien, zijn de drijfveren achter zijn werk. Arnout is een autoriteit op het gebied van Moodle en staat bekend om zijn pragmatische aanpak en zijn vermogen om complexe zaken op een begrijpelijke manier uit te leggen.

Hij heeft alle Nederlandstalige MoodleMoots bezocht die sinds 2005 werden georganiseerd waar hij ook vaak zijn kennis deelde. Door zijn familie wordt hij vaak ‘Mister Moodle’ genoemd.