AFAS en Moodle koppelen? Zo pakken wij dat samen aan

Wanneer je organisatie gebruikmaakt van zowel AFAS als Moodle, is een koppeling tussen deze twee systemen een slimme stap. Een goede integratie levert niet alleen tijdwinst op, maar zorgt ook voor minder handmatig werk en een betrouwbare uitwisseling van gegevens. In dit artikel beschrijven we wat de voordelen zijn van een AFAS–Moodle koppeling, hoe de samenwerking tussen partijen eruitziet en wat je van Avetica kunt verwachten.

Wat zijn de voordelen?

Een koppeling tussen AFAS en Moodle zorgt ervoor dat je systemen met elkaar laat ‘praten’. Dit voorkomt dubbel werk en zorgt ervoor dat de juiste gegevens op het juiste moment op de juiste plek staan. 

1. Automatische synchronisatie van gebruikers: Nieuwe medewerkers worden aangemaakt in AFAS. Door de koppeling worden deze gebruikers automatisch in Moodle aangemaakt of bijgewerkt, inclusief gegevens zoals afdeling en/of functie. Dit voorkomt fouten en houdt je gebruikers in de leeromgeving altijd up-to-date.
2. Uitwisseling van leerresultaten en certificaten: Na het afronden van een training in Moodle, kunnen leerresultaten naar AFAS gestuurd worden. Dit zorgt ervoor dat HR of management altijd inzicht heeft in de voortgang van medewerkers, zonder extra handmatige acties.
3. Automatische toewijzing aan cursussen: Op basis van gegevens uit AFAS, zoals functie, afdeling of locatie, kunnen gebruikers automatisch worden ingeschreven in de juiste Moodle-cursussen. Dit maakt gepersonaliseerd leren op grote schaal mogelijk én beheersbaar.

Waarom een gespecialiseerde partij onmisbaar is?

Een goede koppeling tussen AFAS en Moodle is geen kwestie van een paar instellingen aanpassen. De inrichting van AFAS verschilt namelijk per organisatie. Denk aan verschillende workflows, velden en datastructuren. Het is daarom belangrijk dat een gespecialiseerde partij wordt betrokken bij het ontwikkelen van de koppeling. Deze partij kent de technische mogelijkheden van AFAS, begrijpt hoe dit systeem is ingericht en beschikt vaak over een zogeheten middleware-oplossing.

Wat is middleware? Middleware is een soort ‘tolk’ tussen twee systemen. Het haalt gegevens op uit AFAS, vertaalt deze naar een formaat dat Moodle begrijpt en zorgt dat de communicatie veilig en betrouwbaar verloopt. Denk hierbij aan:

• het ophalen van personeelsgegevens
• het verzenden van cursusresultaten
• en het activeren of deactiveren van accounts

De middleware houdt rekening met de specifieke inrichting van jouw AFAS-omgeving én met de manier waarop Moodle is ingericht. Als er bij AFAS nieuwe ontwikkelingen zijn, dan past de gespecialiseerde partij de koppeling aan.

Wat kun je van Avetica verwachten?

Avetica is geen specialist in de inrichting van AFAS en wil dit ook niet worden. Wij zijn Moodle experts en vanuit dat perspectief spelen we een belangrijke rol bij het succesvol koppelen van Moodle aan AFAS. Wij denken actief mee over:

• welke gegevens uitgewisseld worden;
• het openstellen en beveiligen van de juiste webservices in Moodle;
• het gezamenlijk testen van de koppeling in samenwerking met de AFAS-specialist.

Wij zorgen ervoor dat Moodle klaar is om gegevens te ontvangen én te versturen. En we helpen ook met het inrichten van gebruikersrollen en inrichting die passen bij de gegevens die uit AFAS komen.

Samenwerking is de sleutel tot succes

Een goede koppeling vraagt om samenwerking tussen meerdere partijen:

• De AFAS-specialist die de middleware beheert en de AFAS-inrichting kent,
• Avetica als Moodle-partner die zorgt voor een veilige en goed werkende leeromgeving,
• én uiteraard de eigen organisatie, die bepaalt welke informatie belangrijk is en hoe de leerprocessen eruitzien.

Door deze samenwerking goed te organiseren, leg je de basis voor een krachtige leeromgeving die aansluit op je HR-processen én klaar is voor de toekomst.

Praktijkvoorbeeld: AFAS-koppeling voor klant van Precon

Een mooi voorbeeld van een geslaagde koppeling is het project dat we samen met Precon hebben uitgevoerd. Een klant van hen wilde graag een AFAS-koppeling realiseren binnen één tenant van Moodle Workplace. Door een goede samenwerking tussen Precon, de AFAS-specialist en Avetica is deze koppeling na een gedegen voorbereiding binnen enkele dagen programmeren en testen succesvol tot stand gebracht.

De klant wilde vooral profiteren van deze voordelen:

• Op één centrale plek gegevens invoeren en beheren, met direct inzicht in relevante HRM-data;
• Meer tijd overhouden voor andere HR-taken, doordat handmatige acties in Moodle overbodig werden;
• Realtime inzicht in de planning, voortgang en resultaten van opleidingen van medewerkers.

Dankzij de koppeling worden medewerkers nu automatisch ingeschreven, worden leerresultaten teruggekoppeld naar AFAS en is de administratie rondom opleidingen een stuk eenvoudiger geworden. Een mooi voorbeeld van hoe een slimme integratie bijdraagt aan efficiënter werken én beter inzicht in ontwikkeling. De HR-afdeling bespaart dankzij de koppeling zoveel tijd, dat de ontwikkelkosten ruimschoots terugverdiend worden.

Meer weten?

Overweeg je een koppeling tussen AFAS en Moodle? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee over de mogelijkheden en brengen je desgewenst in contact met ervaren AFAS-specialisten. Zo bouwen we samen aan een leerplatform dat écht werkt voor jouw organisatie.