Moodle Workplace (6): Blijf compliant met (her)certificering

Compliant?

Hoe kan ik zorgen dat mijn organisatie compliant wordt en blijft? Deze vraag hoor ik het laatste jaar steeds vaker van mijn klanten. Maar wat is compliance dan? Wikipedia zegt hierover:

Compliance is het begrip waarmee wordt aangeduid dat een persoon of organisatie werkt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Het gaat over het nakomen van normen of het zich er naar schikken.

Simpel gesteld; je moet voldoen aan de eisen die zijn gesteld. Denk aan de regels rondom arbo, milieu, belastingen, productveiligheid, AVG, etc. Als je niet (meer) compliant bent, dan ligt het risico van boetes, verlies van klanten en reputatieschade op de loer. Het opleiden van medewerkers en het bewijzen dat ze deze opleidingen ook daadwerkelijk hebben voltooid is een veelgebruikte methode om te zorgen dat een organisatie voldoet aan de eisen.

Certificering

In Moodle Workplace zit het onderdeel Certificering. Met deze krachtige functie maak je op basis van één of meerdere cursusprogramma’s een certificering aan met een bepaalde geldigheidsperiode. Als een medewerker de online trainingen goed heeft doorlopen, is de medewerker gecertificeerd. Als manager zie je in een rapportage welke medewerkers gecertificeerd zijn of niet (meer). Ook kan de manager een medewerker handmatig certificeren.

Verwar certificering niet met certificaten. Dit laatste is slechts een papiertje (of pdf) waarop staat dat een medewerker voor een bepaalde periode voldoet aan de eisen. Over het maken van certificaten schreven we al eerder.

Workflow inregelen met dynamische regels

Certificeringen hebben een einddatum en lopen dus af. Je moet er niet aan denken dat je als manager elke keer opnieuw alle medewerkers moet koppelen aan cursusprogramma’s. Gelukkig heeft Moodle Workplace de mogelijkheid om flexibele workflows in te richten zodat medewerkers automatisch het traject van hercertificering weer ingaan. Zo kan je een harde einddatum instellen, bijvoorbeeld 1 januari of een relatieve einddatum, bijvoorbeeld 12 maanden na datum x. De workflows kan je inregelen met dynamische regels waarover we al eerder schreven.

Cursus resetten

Een medewerker die weer dezelfde online training moet doen als een jaar geleden komt in dezelfde cursus terecht. En nu zien we een groot verschil tussen Moodle LMS en Moodle Workplace. Bij Moodle LMS werkt het zo dat als een medewerker weer in dezelfde cursus terecht komt die hij al eerder heeft voltooid, dan blijft die voltooiing staan. De medewerker heeft zonder iets te doen al gelijk weer de cursus voltooid. Maar je wilt juist dat de medewerker wederom het cursusprogramma doorloopt. Bij Moodle Workplace worden de cursussen gereset en dat betekent dat de medewerker echt opnieuw de cursus met goed succes moet doorlopen.

Korte demonstratie video

In onderstaande zie je in vogelvlucht hoe (her)certificeringen werkt in Moodle Workplace.