Sitegroep synchronisatie

Wanneer je werkt met sitegroep synchronisatie maak je als eerste een Sitegroep aan waar je vervolgens een aantal gebruikers in zet. In alle cursussen waar de gebruikers toegang toe moeten krijgen moet je vervolgens nog de aanmeldmethode ‘Sitegroep synchronisatie’ toevoegen. Als dat een redelijk aantal cursussen is, kan dat nog een aardig klusje zijn.

Met de plugin ‘Upload enrolment methods‘ kun je dit doen met behulp van een CSV bestand. Na upload van de CSV is de aanmeldmethode overal toegevoegd en zijn je sitegroepen klaar voor gebruik. Wanneer je een gebruiker toevoegt aan de sitegroep heeft hij of zij direct toegang tot alle gesynchroniseerde cursussen.

Upload gebruikers

Het uploaden van je gebruikers zul je nog met een standaard CSV bestand moeten doen. Helaas kun je dit niet combineren in één bestand. Het toevoegen van gebruikers aan een sitegroep doe je eenvoudig door in je bestand de kolom ‘cohort1’ toe te voegen en daar de naam of het Site-groep ID in te vullen.

Voorbeeld bestand upload aanmeldmethodes

Download hieronder een voorbeeldbestand wat je met je eigen data kunt vullen. In het werkblad staat per kolom een toelichting welke waardes je kunt gebruiken. Lukt het niet of heb je hulp nodig bij het opzetten van sitegroepen dan kun je ons altijd bereiken.

Het bericht Sitegroep synchronisatie toevoegen aan meerdere cursussen met CSV verscheen eerst op Avetica.

Sitegroepen dynamisch beheren

Met de nieuwe plugin kun je sitegroepen dynamisch beheren gebaseerd op regels. De regels zelf worden opgebouwd door één of meerdere condities toe te voegen. Op zich zijn er ook al andere plugins die dit doen maar persoonlijk vind ik deze nieuwe plugin wat vriendelijker in het gebruik. De plugin is ook nog eens gemaakt door een zeer betrouwbare Moodle partner wat ondersteuning in de toekomst garandeert.

Condities

Je kunt zelf meerdere regels maken waarin je condities kunt opnemen. Je kunt daarin werken met:

• Standaard profielvelden zoals voornaam, achternaam, email, authenticatiemethode etc.
• Aanvullende (eigen) profielvelden
• Lidmaatschap van een (andere) sitegroep

Regels

Een gebruiker moet aan alle condities voldoen voordat hij of zij aan de betreffende sitegroep wordt toegevoegd. Na het maken van de regel sla je op en zie je direct hoeveel gebruikers matchen en dus aan de sitegroep toegevoegd zullen worden. Het aantal is een link zodat je ook altijd kunt bekijken wie het zijn. Ben je tevreden dan activeer je de regel door het ‘oogje’ aan te klikken. Pas na die actie worden de gebruikers ook daadwerkelijk aan de sitegroep toegevoegd.

Uitvoering

De uitvoering van de regel gebeurt via het server ‘cron’ proces of op basis van een zogenaamd ‘event’. Dat kan soms wat langer duren reden waarom de instelling ‘Process in chunks’ aanwezig is. Hiermee kun je de regel automatisch in kleinere ‘porties’ opdelen en laten uitvoeren.

Het bericht Dynamic cohort manager verscheen eerst op Avetica.

• Manuele aanmelding: volledig handmatig of door het uploaden van een bestand
• Zelf aanmelding: de gebruiker klikt op de cursus en meldt zichzelf aan
• Coursepayments (plugin): gebruiker wordt aangemeld na betaling
• Aanmelding door een extern systeem

Sitegroep synchronisatie / Cohort sync

In dit artikel uitleg over de aanmeldmethode ‘Sitegroep synchronisatie‘ of in het Engels ‘Cohort sync‘. De term ‘cohort’ komt uit de Romeinse tijd en wordt gebruikt om een gevechtseenheid met soldaten aan te duiden. In Moodle is een cohort ook een bundeling van een aantal gebruikers en wordt in het Nederlands aangeduid als ‘sitegroep’. Vraag is echter wat je ermee kunt?

Sitegroepen maken

Sitegroepen maak je aan als je een groep van gebruikers eenvoudig aan meerdere cursussen wilt koppelen. Als voorbeeld kun je denken aan de leerlingen van een school waarbij de sitegroepen gelijk zijn aan de klassen. Ook binnen een bedrijfsmatige context kun je sitegroepen maken voor alle afdelingen binnen het bedrijf en daar de gebruikers in plaatsen die bij die afdeling horen.

Een gebruiker kan tot meerdere sitegroepen behoren. Zo kunnen de directieleden van een bedrijf onderdeel zijn van de sitegroep HR, Productie, Sales etc. maar ook van de aparte sitegroep Management.

Sitegroepen maak je via Sitebeheer / Gebruikers / Site groepen.
Misschien een beetje verwarrend maar je kunt ook sitegroepen maken op categorie niveau. Die ‘site’groep kan dan alleen gebruikt worden binnen die categorie. Je doet dat via de instellingen van de categorie.

Sitegroep synchroniseren met cursus

In de eerste stap heb je de sitegroep gemaakt en daar mensen in gezet. Je kunt daar slimme dingen mee doen maar daarover later meer. Voor dit artikel kijken we naar sitegroep synchronisatie wat een Moodle aanmeldmethode is oftewel een manier om gebruikers aangemeld te krijgen voor een cursus.

Op cursusniveau kun je de gemaakte sitegroep(en) synchroniseren met de cursus door te gaan naar: Cursusbeheer / Gebruikers / Aanmeldingsbeheer. In dat scherm zie je de aanmeldmethodes die beschikbaar zijn en gebruikt worden in de cursus. Onderaan het scherm kies voor het toevoegen van ‘Site-groepsynchronisatie’.

In de volgende stap selecteer je de sitegroep die je eerder hebt aangemaakt. Na het klikken op ‘Methode toevoegen’ zijn de gebruikers uit de sitegroep nu aangemeld in de cursus. Herhaal deze stap voor andere cursussen waar de sitegroep ook toegang toe moet krijgen.

Onderaan het scherm kun je nog kiezen voor ‘Voeg toe aan groep’. De groepen die daarmee bedoeld worden zijn de (gescheiden) groepen op cursusniveau. Het is altijd nuttig om daar te kiezen voor ‘Maak nieuwe groep’ zodat je gebruikers in de cursus als groep te selecteren zijn.

Voordeel

Het grote voordeel van ‘site-groepsynchronisatie’ is dat je het bovenstaande dus kunt herhalen voor meerdere cursussen. Wanneer je nu een nieuwe gebruiker toevoegt aan de sitegroep heeft deze gebruiker direct toegang tot alle cursussen waarmee de sitegroep is gesychroniseerd.

Waarschuwing!

De term sitegroepen is ook terug te vinden in het scherm waar je manueel gebruikers voor een cursus kunt aanmelden via Cursusbeheer / Aangemelde gebruikers. Wanneer je daar een sitegroep selecteert zullen de gebruikers van de sitegroep echter onder ‘manuele’ aanmelding terug te zien zijn. Je synchroniseert hiermee dus niet de sitegroep zelf maar enkel de gebruikers in de sitegroep. Je profiteert dan ook niet van het hierboven genoemde voordeel.

Sitegroepen via upload gebruiker

Je kunt in Moodle eenvoudig gebruikers uploaden met behulp van een CSV-bestand. Daarin kun je ook regelen dat een gebruiker wordt toegevoegd aan een sitegroep. Voeg de kolom cohort1 toe en eventueel cohort2, cohort 3 indien de gebruiker in meerdere sitegroepen terecht moet komen.

In de kolom zet je vervolgens het ‘Site-groep ID’ wat je kunt invoeren bij het aanmaken van de sitegroep.

Sitegroepen in Moodle Workplace

Ook in Moodle Workplace zijn sitegroepen nog steeds nuttig. Als voorbeeld gebruiken we bij een organisatie de authenticatie zelfregistratie voor slechts 1 demo tenant. Op basis van de authenticatie methode plaatsen we die gebruikers met een dynamische regel in een sitegroep. Met de plugins hieronder beschreven kunnen we een ander menu met een aantal demo cursussen aanbieden.

Plugins die gebruik maken van sitegroepen

In de eerste stap heb je sitegroepen gemaakt waarmee je ook leuke dingen kunt doen. Hieronder een aantal plugins die hier gebruik van maken.

• Filter codes: Met deze plugin kun je bepaalde content tonen op basis van het feit of een gebruiker wel of geen lid is van een sitegroep
• Boost Navigation fumbling: Met deze plugin kun je extra items maken in het navigatie (hamburger) menu in Moodle. Cohort is ook hierin beschikbaar als parameter zodat je dus items kunt maken voor specifieke sitegroepen
• Restriction by cohort: Beperk toegang tot een activiteit of onderdeel van je cursus o.b.v. sitegroep
• Cohort role synchronization: Geeft gebruikers een bepaalde systeemrol o.b.v. lidmaatschap van een sitegroep
• HTML on cohorts: Een Moodle block waarbij je bepaalde inhoud kunt tonen o.b.v. de sitegroep

Het bericht Moodle sitegroepen / cohorts uitleg en tips verscheen eerst op Avetica.

Als de instelling ‘Sitegroep Thema’s toestaan’ is aangevinkt, dan moet je per cohort het thema kiezen. En uiteraard moet je per cursus de sitegroepen/cohorten toevoegen. Zie voor meer informatie de uitleg op Moodle Docs.

Uiteraard moet je wel per klant een apart thema hebben ontwikkeld. Dit kan een community thema zijn of een op maat ontwikkelde thema. En je moet alle gebruikers van de klant in de aparte cohort plaatsen.

Deze instelling is nieuw in Moodle 3.5. Maar deze versie heb jij toch ondertussen al?

Het bericht Thema per cohort instellen verscheen eerst op Avetica.

Gast
De gastrol in Moodle is een rol die cursussen en onderdelen daarvan kan bekijken. Een gast kan echter niets uitvoeren zoals bijvoorbeeld een toetspoging of bijdrage aan een forum.

Cohort
In het Nederlandse taalpakket van Moodle is cohort vertaald naar sitegroep. Je kunt via Sitebeheer / Gebruikers / Sitegroepen een veelvoud aan sitegroepen aanmaken. Je kunt in een schoolcontext bijvoorbeeld denken aan klassen zoals Havo1A, Havo1B etc. In een zakelijke context kun je denken aan alle afdelingen binnen een bedrijf. Gebruikers worden vervolgens ‘lid’ gemaakt van 1 of meerdere sitegroepen.

Cohort sync
Cohort sync of in het Nederlands ‘Sitegroepsynchronisatie’ is vervolgens een aanmeldingsmethode waarmee je een sitegroep synchroniseert met 1 of meerdere cursussen. Gebruikers die lid zijn van de betreffende sitegroep hebben hiermee toegang tot de cursus. Wanneer een nieuwe gebruiker aan de sitegroep wordt toegevoegd heeft deze direct toegang tot alle cursussen waarmee de sitegroep eerder werd gesynchroniseerd.

Guest Cohort
De plugin is een aanvullende aanmeldingsmethode. Naast de reguliere Cohort sync krijg je op cursusniveau de methode Guest Cohort tot je beschikking waarmee je het volgende kunt bereiken.

1. Gast toegang geven tot een cursus voor specifieke gebruikers die lid zijn van de betreffende cohort. Jij bepaalt dus wie gasttoegang heeft.
2. Tweedejaars nog toegang geven tot het materiaal van het eerste jaar door hen Guest Cohort toegang te geven in de cursus van het eerste jaar

Gast aanmelding

Moodle heeft standaard de aanmeldingsmethode ‘Gasttoegang’. Wat is het voordeel van Guest Cohort?
Met ‘Gasttoegang’ staat de cursus open voor alle gasten. Met Guest Cohort heb je controle over wie gasttoegang heeft.

Gasttoegang kan toch ook voorzien worden van een wachtwoord?
Het invoeren van een wachtwoord kan een extra belemmering zijn en je moet wachtwoorden gaan uitgeven en beheren wat met Guest Cohort niet nodig is.

Het bericht Het voordeel Guest Cohort in Moodle! verscheen eerst op Avetica.

Op aanmeldingsniveau kan je tekst aanpassen, dus voor elke cohort kan je een andere tekst schrijven en laten versturen. Tevens kan je aangeven aan welke rol en groep dit bericht gestuurd moet worden.

Het bericht Welkomstbericht bij cohorts verscheen eerst op Avetica.