Wat is multi-tenancy?

Multi-tenancy in Moodle Workplace betekent dat je meerdere aparte leeromgevingen kunt creëren binnen één Moodle-installatie. Elke ‘tenant’ of omgeving kan zijn eigen cursussen, gebruikers en zelfs huisstijl hebben. Zo kun je bijvoorbeeld als opleidingsinstituut per klant een eigen leeromgeving aanbieden, zonder dat ze elkaars gegevens zien of toegang hebben tot elkaars content. Denk aan een branchevereniging die voor verschillende aangesloten bedrijven aparte omgevingen inricht, of een grote zorginstelling die voor elke vestiging een eigen leerportaal wil. Met multi-tenancy beheer je alles centraal, maar geef je gebruikers toch een op maat gemaakte ervaring. Dat is overzichtelijk, efficiënt én veilig.

Gebruikers in meerdere tenants

Op dit moment is een gebruiker maar onderdeel van één tenant. Uitzondering zijn de Moodle-beheerders die toegang hebben tot alle tenants. Er zijn voldoende situaties denkbaar waarin een gebruiker in meerdere tenants moet zitten. Bijvoorbeeld om training te geven aan verschillende klanten die elk hun eigen tenant (= eigen afgeschermde en vormgegeven leeromgeving) hebben. Of een accountmanager die verantwoordelijk is voor een aantal klanten en toegang tot de rapportage van meerdere tenants nodig heeft.

Wat doet Moodle HQ?

Het UX-team van Moodle HQ wil de precieze wensen beter begrijpen en heeft daarom een enquête uitgezet. Ze onderzoeken hoe bepaalde casussen er in de praktijk uitzien, vooral bij grotere of complexere organisaties. Zo kunnen ze beter keuzes maken wat ze gaan verbeteren.

Ik was ongeveer 10 minuten met de enquête bezig. Werk jij ook hieraan mee? Klik dan op de button en vul de enquête voor 31 juli in.

Het bericht Moodle Workplace enquête – Gebruikers in meerdere tenants verscheen eerst op Avetica.

Het begon in 2019

Toen in 2019 Moodle Workplace als enterprise versie werd gelanceerd, waren wij erg gecharmeerd van multi-tenancy. Hiermee kan je afgeschermde leeromgevingen voor specifieke doelgroepen maken met een eigen look-and-feel, startpagina’s, tenant-beheerders en nog meer. Het enige wat wij direct vroegen aan de ontwikkelaars, is of een tenant ook een eigen (sub)domein kon krijgen. Helaas was dat niet mogelijk. We zagen toen al de business potentie van deze wens en lieten dit niet los.

Roadmap van Moodle Workplace

Als Moodle Premium Partner zijn wij lid van de Product Advisory Group van Moodle Workplace. In deze groep bepalen we samen de roadmap van de enterprise versie van Moodle. Avetica heeft gezorgd dat onze wens op de roadmap kwam en hebben we gelobbyed om hoge prioriteit, want we weten dat veel van onze klanten deze functionaliteit nodig hebben. Het ontwikkelen en implementeren had wel wat meer voeten in de aarde, maar in versie 4.5 is onze wens in vervulling gegaan: per tenant kan je nu een eigen (sub)domein opgeven.

Wat is de toevoegde waarde?

Waarom wil een organisatie een eigen (sub)domein per tenant instellen? Laat ik dit uitleggen aan de hand van een voorbeeld.

Een ziekenhuis heeft meerdere doelgroepen en vakgebieden waaraan cursussen worden aangeboden. Voor elke doelgroep wil het ziekenhuis een afgeschermde leeromgeving faciliteren die op maat is ingericht. Tot versie 4.4 moesten we dit als volgt inrichten qua url’s:

• ziekenhuis.nl/?tenant=personeel
• ziekenhuis.nl/?tenant=leveranciers
• ziekenhuis.nl/?tenant=huisartsopleiding
• ziekenhuis.nl/?tenant=zorgacademie

Vanaf Moodle Workplace 4.5 kunnen we de volgende url’s gebruiken:

• personeel.ziekenhuis.nl
• leveranciers.ziekenhuis.nl
• academie.huisartsopleiding.nl
• zorgacademie.nu

Dit lijken vier aparte leeromgevingen, maar in werkelijkheid is het één Moodle Workplace site met vier tenants. Wat hetzelfde blijft is dat per tenant de huisstijl van de doelgroep, de startpagina, de wijze van inloggen en de beheerders ingesteld kunnen worden. Ook per tenant kan je eigen organisatiestructuren, leerlijnen, certificeringen, rapportages en workflows instellen.

Let op dat er op de server en in de DNS de nodige instellingen geconfigureerd moet worden. Dus er is meer nodig dan alleen het (sub)domein invullen in Moodle Workplace.

In versie 4.5 kan je ook per tenant de ‘user tour’ inrichten. Op deze manier kan je per doelgroep een rondleiding inrichten die specifiek is gemaakt voor deze tenant.

Business development

Een ander voorbeeld om de kracht van deze functionaliteit duidelijk te maken. Stel dat je een opleidingsinstituut bent en je verkoopt aan meerdere klanten hetzelfde aanbod. Je wilt per klant een op maat gemaakte academie aanbieden voor meer services en verbondenheid.

Tot versie 4.4 moesten we dit als volgt inrichten qua url’s:

• jouwacademie.nl/?tenant=klantA
• jouwacademie.nl/?tenant=klantB
• jouwacademie.nl/?tenant=klantC
• jouwacademie.nl/?tenant=klantD

Vanaf Moodle Workplace 4.5 kunnen we de volgende (sub)domeinen gebruiken:

• jouwacademie.nl (hoofd-domein)
• academie.klantA.nl
• leerplein.klantB.nl
• lerenbij.klantC.nl
• leerplatform.klantD.nl

Met Moodle Workplace 4.5 maak je per klant een tenant met specifieke huisstijl, domein en inrichting. Je kan zelfs het beheer van gebruikers helemaal veilig bij je klant neerleggen. En de cursussen? Die maak en beheer je zelf. Als je aanpassingen doorvoert in cursussen, wil je niet bij elke klant de aanpassingen ook nog moeten doorvoeren. Dat wil je uiteraard maar één keer doen, want dat scheelt tijd en geld. Lees daar meer over in een eerdere serie blogs over centraal contentbeheer.

Verpak deze aanpak in een jaarlijks abonnement en je hebt een goed business model waar alle partijen blij van worden. Meer weten, neem contact op voor een demo.

Het bericht Bepaal zelf het domein per tenant in Moodle Workplace 4.5 verscheen eerst op Avetica.

De datum voor ons volgend webinar is weer gepland op de laatste donderdag van de maand. Reserveer de datum van 28 oktober om 11.00 uur in je agenda. 

Thema: Klant aan het woord over multi-tenancy

Het bedrijf Privacy op School biedt onder andere online trainingen aan over privacy in het onderwijs. Tonny Plas, één van de oprichters, zal vertellen hoe zij gebruik maken van de verschillende tenants in Moodle Workplace zodat elke school goed is afgeschermd van andere scholen en hoe zij dit beheersbaar houden.

Ruimte voor vragen

Er is aan het einde van de webinar voldoende ruimte om vragen van deelnemers te beantwoorden. Dit kan tijdens het webinar of vooraf via de community plugin ‘Hot Questions’ die je kunt vinden in moodle.avetica.academy .

Reserveer datum en tijd

Noteer donderdagochtend 28 oktober 2021 om 11.00 uur in je agenda en doe mee via moodle.avetica.academy . 

Graag tot de laatste donderdag van deze maand.

Het bericht Klant aan het woord over multi-tenancy in Moodle Workplace verscheen eerst op Avetica.

Deze week is versie 3.11.1 uitgekomen van Moodle Workplace. Alle Premium Moodle Partners bespreken regelmatig de wensen voor de doorontwikkeling van deze grotere broer van Moodle LMS. Eén van de meest gebruikte functies binnen Moodle Workplace is de multi-tenancy. Daarmee kan je per doelgroep of per klant een afgeschermde leeromgeving creëren en toch flexibel cursussen, programma’s en certificeringen beschikbaar stellen.

De afgelopen maanden heeft Moodle HQ veel wensen van de Premium Moodle Partners (zoals Avetica) gerealiseerd. In versie 3.11.1 zijn de volgende nieuwe functies beschikbaar gekomen:

Dashboard per tenant

Per tenant kan je nu een specifiek dashboard definiëren. Voor de ene doelgroep wil je namelijk vaak een iets ander dashboard aanbieden dan voor de andere doelgroep. De beheerder van een tenant kan het dashboard voor zijn eigen gebruikers inrichten en beschikbaar stellen. Ook kan een tenant-beheerder de huidige dashboard instellingen van gebruikers uit zijn eigen tenant resetten.

Multi-tenant SAML2

Tot nu was de veelgebruikte authenticatiemethode SAML2 alleen als community plugin beschikbaar in Moodle. In versie 3.11.1 is deze standaard opgenomen in Moodle Workplace en kan je deze per tenant instellen. Indien nodig en gewenst kan bij elke tenant een aparte identity provider (IDP) geconfigureerd worden inclusief vergrendeling van specifieke gebruikersvelden.

Verschillende profielvelden per tenant

Het instellen van extra gebruikers profielvelden in Moodle was al jarenlang mogelijk dus ook in Moodle Workplace. De functionaliteit in Workplace is nu ook uitgebreid naar de tenants. Per tenant kan je nu verschillende profielvelden instellen als sitebeheerder. In de rapportage-generator van Moodle Workplace kan je deze profielvelden ook toevoegen in je rapportage en gebruiken als filter en/of conditie.

Het bericht Meer mogelijk met multi-tenancy in Moodle Workplace 3.11.1 verscheen eerst op Avetica.

De laatste blog in deze korte serie over centraal contentbeheer gaat over gedeelde ruimte als onderdeel van multi-tenancy. Deze functionaliteit is overigens alleen beschikbaar in Moodle Workplace. Er zijn drie aspecten die gecombineerd een groot voordeel bieden om je content centraal te beheren en toch maximaal controle te houden over de toegankelijkheid. Ik bespreek eerst kort de drie aspecten en in een praktijkvoorbeeld beschrijf ik hoe deze drie zaken bij elkaar komen.

1. Programmamanagement
2. Multi tenancy
3. Gedeelde ruimte

Ad 1. Programmamanagement

Een programma in Moodle Workplace bestaat uit één of meerdere cursussen waarbij je de volgorde flexibel kan instellen. Je kan meerdere programma’s aanmaken die allemaal uit verschillende cursussen bestaan. Maar één cursus kan ook in meerdere programma’s voorkomen. Als je zorgt dat elke Moodle cursus maar één leereenheid behandelt, dan kan je daarna heel simpel een cursus in meerdere programma’s toevoegen. En toch beheer je de content in die cursus maar op één plek. Lees meer over programmamanagement in Moodle Workplace.

Ad 2. Multi-tenancy

Met multi-tenancy creëer je een ‘Moodle site binnen een Moodle site’. Binnen een tenant kan je als tenantbeheerder alles doen behalve naar een andere tenant gaan. Elke tenant is namelijk gescheiden van andere tenants en toch draait alles binnen één leeromgeving.
Lees meer over multi-tenancy in Moodle Workplace.

Ad 3. Gedeelde ruimte

Er is één bijzondere tenant en dat is de Gedeelde ruimte. In deze tenant zal je geen gebruikers tegenkomen of tenantsbeheerder. In de gedeelde ruimte kom je alleen programma’s en certificeringstrajecten tegen die gedeeld worden over alle tenants heen. Als sitebeheerder maak je een programma aan in de gedeelde ruimte en deze is gelijk beschikbaar in alle tenants. Een wijziging die je doorvoert in het gedeelde programma of een wijziging in de content van een cursus die in het programma hangt, is gelijk zichtbaar voor alle gebruikers.

Praktijkvoorbeeld

Stel dat je een uitgever bent van online leermodules. Je hebt ondertussen meerdere scholen als klant die allemaal een eigen tenant hebben gekregen zodat een docent van de ene school nooit de leerlingen kan zien van een andere school. Elke cursus in Moodle is één leermodule. Voor een nieuwe leerlijn wil je gebruik maken van bestaande en nieuwe cursussen. Je gaat naar de tenant ‘Gedeelde ruimte’ en voegt een programma toe. Daarna selecteer je de cursussen en voeg je deze toe aan het programma. Je bepaalt de volgorde en eventueel nog een fasering.
Met een testgebruiker controleer je in een test-tenant of alles werkt zoals bedacht. Je hoeft nu alleen nog maar jouw klanten te informeren.

Een paar maanden later breng je een verbeteringen aan in de Moodle cursussen naar aanleiding van feedback van je klanten. Deze verbeteringen zijn gelijk zichtbaar voor alle docenten en leerlingen.

Het bericht Centraal Contentbeheer (3): Gedeelde ruimte in Moodle Workplace verscheen eerst op Avetica.

Volgende week zal versie 3.10 van Moodle Workplace uitkomen. Avetica heeft nu al een aantal screenshots weten te bemachtigen over de nieuwe functies. In versie 3.10 komt namelijk aparte authenticatie per tenant. En dit is een veel gevraagde functionaliteit. In ons maandelijkse webinar die vandaag gepland stond heb ik uitgebreid de mogelijkheden van tenants besproken.

Authenticatie per tenant

Met multi-tenancy in Moodle Workplace kan je elk klant of elke divisie van jouw organisatie een afgescheiden gedeelte geven binnen het leermanagementsysteem. En elke klant heeft ook zo zijn eigen wensen op gebied van authenticatie. Voor de ene klant is zelfregistratie voldoende en een andere klant wil via OAuth2 de aanmelding van gebruikers zien.

Dynamische regels

Ook de dynamische regels zijn uitgebreid. Op basis van een authenticatiemethode kan je straks in versie 3.10 bepaalde regels instellen. Zoals: als een gebruiker via OAuth2 inlogt, meldt deze gebruiker dan gelijk aan in programma ABC.

Met de nieuwe functies in versie 3.10 kunnen we voor onze klanten nog verder gaan om hun leeromgeving op maat in te richten.

Screenshots authenticatie per tenant

In onderstaande slider vind je 4 screenshots van versie 3.10 die ik van Moodle HQ vandaag heb ontvangen.

Het bericht Screenshots authenticatie per tenant van Moodle Workplace 3.10 verscheen eerst op Avetica.

Denk eens na over de onderstaande klantwensen:

• Een uitgever van online modules wil voor elke klant een eigen LMS neerzetten maar toch haar eigen content centraal en efficiënt beheren.
• Een holding heeft meerdere BV’s onder zich die allemaal dezelfde integriteitsprogramma’s moeten doorlopen maar elke BV moet zelf haar medewerkers uploaden en rapporteren naar de directie van de eigen BV.

Voor zulke situaties is multi-tenancy een grote uitkomst! Binnen één Moodle site creëer je meerdere tenants. Zie elke tenant als een eigen LMS binnen één centrale Moodle site. Zie ook onderstaande afbeelding om dit principe te verduidelijken.

Voordelen

Wat zijn de grote voordelen van multi-tenancy?

• Elke tenant heeft zijn eigen tenant-beheerder (sitebeheerder op tenantniveau)
• Rollen en rechten worden per tenant bepaald
• Elke tenant is volledig gescheiden van andere tenants
• Per tenant is een eigen look-and-feel (thema) in te stellen
• Elke tenant krijgt zijn eigen login pagina
• Deel één cursus met meerdere tenants
• Elke tenant beheert zijn eigen set rapportages

Multi-tenancy geeft je de mogelijkheid om content centraal te beheren, maar het beheren van je tenant/site te delegeren.

Het enige wat Avetica nog heeft aangekaart omtrent multi-tenancy op de Global Moodlemoot in Barcelona is dat elke tenant ook haar eigen (sub)domein krijgt. Dus elke tenant een unieke url.

Wij zijn fan van multi-tenancy en vinden dit één van de belangrijkste voordelen van Moodle Workplace.

Demonstratie video

Het bericht Moodle Workplace (2): eindelijk multi-tenancy verscheen eerst op Avetica.