Een klant van Avetica die onlangs van Moodle LMS naar Moodle Workplace is overgestapt vroeg advies over de volgende situatie. Ze hebben één e-learningmodule die ze met negen andere zorginstellingen willen delen. De zorgverleners van ene instellingen mogen niet de deelnemers van de andere instellingen zien vanwege de privacy. Daarnaast moet elke zorginstelling toegang krijgen tot de rapportages zodat zij alleen haar eigen medewerkers kan volgen. Als laatste wens wil onze klant maar op één plek de e-learning beheren.

Centraal contentbeheer

In maart van dit jaar heb ik een serie blogs geschreven over centraal contentbeheer en hierover ook een webinar verzorgd. Dit webinar is terug te kijken op moodle.avetica.academy . Met de combinatie van LTI, gedeelde cursus en de multi-tenant structuur in Moodle Workplace kunnen we deze wens van onze klant realiseren.

Aanpak

We hebben eerst een testsituatie opgebouwd voordat we dit in de productiesite gaan opzetten. De volgende stappen hebben we doorlopen:

1. Maak een Moodle cursus aan, voeg de content toe en stel de cursus in met cursusvoltooiing
2. Maak negen LTI linkjes aan in de LTI-provider
3. Maak negen tenants aan (per zorginstelling één tenant) en upload eventueel per tenant het logo van de betreffende zorginstelling
4. Maak negen dynamische regels aan van het type: als in het domein van het e-mailadres van de gebruiker ‘@umcABC.nl‘ staat, voeg dan deze gebruiker tot de tenant umcABC
5. Maak een rapportage aan voor deze cursus en plaatst deze in ‘gedeelde ruimte’ zodat ze zichtbaar is in alle tenant
6. Geef per tenant één of meerdere gebruikers van de betreffende instelling toegang tot deze rapportage
7. Stel in dat deze gebruikers elke week of elke maand een rapportage van de voortgang krijgen op de e-mail

Indien er vaker op deze manier een e-learning gedeeld gaat worden via LTI dan hoef je stap 3 en 4 alleen uit te voeren voor nieuwe zorginstellingen.

Resultaten

Het zijn een aantal stappen om dit zo in te richten maar dan heb je wel de volgende resultaten:

• Privacy by design:
  • de privacy is gewaarborgd want elke instelling krijgt haar eigen tenant
  • elke zorginstelling ziet alleen de rapportage van haar eigen medewerkers
• Centraal contentbeheer:
  • wijzigingen in de content worden maar op één plek doorgevoerd namelijk in die ene cursus
  • wijzigingen zijn direct zichtbaar voor alle aangesloten zorginstellingen
• Beheer door aanbieder:
  • maximaal aantal deelnemers kan per aangesloten zorginstelling ingesteld worden
  • nieuwe zorginstellingen kunnen binnen een half uur worden aangesloten
  • toegang voor een bepaalde instelling kan makkelijk worden ingetrokken

Het bericht Leuke uitdaging: e-learning delen via LTI met rapportage per zorginstelling verscheen eerst op Avetica.

De laatste blog in deze korte serie over centraal contentbeheer gaat over gedeelde ruimte als onderdeel van multi-tenancy. Deze functionaliteit is overigens alleen beschikbaar in Moodle Workplace. Er zijn drie aspecten die gecombineerd een groot voordeel bieden om je content centraal te beheren en toch maximaal controle te houden over de toegankelijkheid. Ik bespreek eerst kort de drie aspecten en in een praktijkvoorbeeld beschrijf ik hoe deze drie zaken bij elkaar komen.

1. Programmamanagement
2. Multi tenancy
3. Gedeelde ruimte

Ad 1. Programmamanagement

Een programma in Moodle Workplace bestaat uit één of meerdere cursussen waarbij je de volgorde flexibel kan instellen. Je kan meerdere programma’s aanmaken die allemaal uit verschillende cursussen bestaan. Maar één cursus kan ook in meerdere programma’s voorkomen. Als je zorgt dat elke Moodle cursus maar één leereenheid behandelt, dan kan je daarna heel simpel een cursus in meerdere programma’s toevoegen. En toch beheer je de content in die cursus maar op één plek. Lees meer over programmamanagement in Moodle Workplace.

Ad 2. Multi-tenancy

Met multi-tenancy creëer je een ‘Moodle site binnen een Moodle site’. Binnen een tenant kan je als tenantbeheerder alles doen behalve naar een andere tenant gaan. Elke tenant is namelijk gescheiden van andere tenants en toch draait alles binnen één leeromgeving.
Lees meer over multi-tenancy in Moodle Workplace.

Ad 3. Gedeelde ruimte

Er is één bijzondere tenant en dat is de Gedeelde ruimte. In deze tenant zal je geen gebruikers tegenkomen of tenantsbeheerder. In de gedeelde ruimte kom je alleen programma’s en certificeringstrajecten tegen die gedeeld worden over alle tenants heen. Als sitebeheerder maak je een programma aan in de gedeelde ruimte en deze is gelijk beschikbaar in alle tenants. Een wijziging die je doorvoert in het gedeelde programma of een wijziging in de content van een cursus die in het programma hangt, is gelijk zichtbaar voor alle gebruikers.

Praktijkvoorbeeld

Stel dat je een uitgever bent van online leermodules. Je hebt ondertussen meerdere scholen als klant die allemaal een eigen tenant hebben gekregen zodat een docent van de ene school nooit de leerlingen kan zien van een andere school. Elke cursus in Moodle is één leermodule. Voor een nieuwe leerlijn wil je gebruik maken van bestaande en nieuwe cursussen. Je gaat naar de tenant ‘Gedeelde ruimte’ en voegt een programma toe. Daarna selecteer je de cursussen en voeg je deze toe aan het programma. Je bepaalt de volgorde en eventueel nog een fasering.
Met een testgebruiker controleer je in een test-tenant of alles werkt zoals bedacht. Je hoeft nu alleen nog maar jouw klanten te informeren.

Een paar maanden later breng je een verbeteringen aan in de Moodle cursussen naar aanleiding van feedback van je klanten. Deze verbeteringen zijn gelijk zichtbaar voor alle docenten en leerlingen.

Het bericht Centraal Contentbeheer (3): Gedeelde ruimte in Moodle Workplace verscheen eerst op Avetica.

In deel 2 van deze korte serie blogs over Centraal Contentbeheer wil ik de kracht van de LTI-provider bespreken. LTI is een international protocol en de letters staan voor Learning Tools Interoperability. Met deze techniek kan je heel gemakkelijk leercontent die buiten jouw leermanagementsysteem staat opstarten. Of jij kan leercontent delen via LTI. Ook worden leerresultaten uitgewisseld.
Moodle is gecertificeerd voor LTI, dus je kan met een gerust hart deze techniek inzetten.

LTI provider + consumer

Bij LTI hebt je twee kanten, de provider en de consumer. Bij de provider staat de leercontent en de consumer start die leercontent op vanuit zijn eigen leermanagementsysteem. Om het duidelijk te maken geef ik een voorbeeld vanuit twee perspectieven, de aanbieder van de content en de lerende.

Voorbeeld vanuit perspectief van de aanbieder

Je bent uitgever van digitale leercontent en je verkoopt onder andere een module over ‘Integriteit op de werkvloer‘. Aan een grote klant heb je 250 licenties verkocht van deze module. De klant vraagt om die module in zijn eigen leermanagementsysteem te plaatsen, maar als uitgever wil je controle houden over je content. Je stelt voor om de module te ontsluiten via LTI en de klant gaat hiermee akkoord. In Moodle publiceer je deze module via LTI en stel je het maximaal aantal gebruikers in op 250. Je stuurt de LTI-link en de secret key op inclusief de factuur. In de weken hierna kan je in je eigen Moodle site zien hoeveel gebruikers van je klant al aan het leren zijn over integriteit.

Voorbeeld vanuit perspectief van de lerende

Je werkt bij een grote organisatie en krijgt te horen dat je een module over ‘Integriteit op de werkvloer‘ moet volgen. Je logt in op het leermanagementsysteem van jouw organisatie en ziet de link naar de module staan. Je klikt erop en een nieuw venster opent zich. Daar zie je de module staat en je begint met leren. Na een paar dagen ben je klaar met de module en in je leermanagementsysteem zie je dat de cursus voltooid is.

Mogelijkheden van LTI-provider

In bovenstaand voorbeeld is de module gedeeld met één klant. Het leuke is dat je deze module opnieuw kan delen voor andere klanten. Elke klant krijgt een unieke LTI-link en secret key. En per klant kan je de maximaal aantal gebruikers en einddata instellen. Al jouw klanten volgen dezelfde module. Mocht je een foutje hebben ontdekt in de content, dan hoef je deze maar op één plek bij te werken. Het is niet nodig om de LTI-linkjes opnieuw op te sturen.

Uitleg LTI provider

In onderstaande video krijg je in 2:26 minuten een korte Engelstalige uitleg hoe je een cursus kan publiceren via LTI. Je ziet de vormgeving nog van een oude 3.1 site. Gelukkig is de look-and-feel flink verbeterd sindsdien, de functionaliteit is nog hetzelfde gebleven.

Meer weten?

Wil je meer weten over LTI?

• In ons webinar van 25 maart 2021 heb ik de mogelijkheden van LTI-provider gedemonstreerd. Bekijk de opname die gemaakt is van dit webinar
• Bekijk deze documentatie van Moodle over het publiceren met LTI
• Lees meer blogs over LTI in Moodle
• Als je zelf LTI gaat uitproberen, vergeet dan niet deze handige tool om je LTI-verbinding mee te testen.

Het bericht Centraal Contentbeheer (2): De kracht van de LTI-provider verscheen eerst op Avetica.

Het afgelopen jaar heb ik meerdere malen van klanten vragen gehad over hoe zij het beste hun e-learningcontent kunnen beheren. Elke aanbieder van content wil zo min mogelijk werk hebben aan het up-to-date houden van hun content. Tegelijk willen de aanbieders maximale flexibiliteit hebben in het toegankelijk maken van de content én controle houden wie toegang heeft.

In een korte serie blogs wil ik drie mogelijkheden bespreken. In ons webinar van 25 maart 2021 heb ik deze mogelijkheden laten zien. Bekijk de opname die gemaakt is van dit webinar.

Vandaag bespreek ik de FTP-repository. Deze aanpak is vooral handig als je veel gebruikt maakt van SCORM modules.

Praktijksituatie

Stel dat jij een aanbieder bent van leercontent. Je hebt jouw e-learningmodules ontwikkeld in een auteursprogramma of LCMS en deze gepubliceerd naar SCORM. Elke SCORM module is een zip-bestand en deze moeten naar het leermanagementsysteem geüpload worden om ze beschikbaar te maken voor de cursisten. En dan sta je voor een aantal keuzes:

1. Ga je ze stuk voor stuk uploaden in een Moodle cursus?
2. Moet een SCORM module in meerdere cursussen getoond worden?
3. Hoe ga je om met nieuwe versies van de SCORM modules?
4. Hoeveel Mb zijn de SCORM modules en is mijn uploadlimiet wel toereikend?

Bij grotere aantallen SCORM modules waar met enige regelmaat nieuwe versies voor uitkomen, biedt de FTP-repository uitkomst. Eerst gaan we kort in wat een repository is.

Repositories in Moodle

In november 2010 kwam Moodle 2.0 uit en vanaf die versie gebruikt Moodle repositories. In Moodle is deze term vertaald met ‘opslagruimten’ en dat is ook precies wat het is. Een repository is een plek waar je bestanden opslaat. Deze bestanden kunnen in Moodle staan zoals de cursusbestanden. Of je koppelt met repositories zoals Dropbox, Google Drive, Wikimedia, etc. In Moodle Docs staat een overzicht van interne en externe repositories die geïnstalleerd staan (let op, sommige staan standaard uitgeschakeld). Uiteraard vinden we in de Moodle Plugin database ook een flinke verzameling repositories.

FTP-repository

Om je content centraal te beheren wil ik de FTP-repository uitleggen. FTP is de afkorting voor File Transfer Protocol. Het zorgt ervoor dat bestanden van de ene computer naar de andere computer verstuurd kunnen worden, in dit geval van jouw computer naar de server waarop Moodle staat (gebruik sFTP of FTPs voor veilige overdracht van bestanden). Het opzetten van een FTP-repository vergt verschillende werkzaamheden en in deze documentatie lees je wat je moet doen om dit te realiseren.

Werkwijze

Je hebt de FTP-repository gerealiseerd en een SCORM module via FTP geüpload. In de cursus waar de SCORM module toegevoegd moet worden, voeg je een nieuwe activiteit toe van het type SCORM. Na het invoeren van de naam moet je het verpakkingsbestand (het zip-bestand dus) selecteren. Je hoeft deze niet nogmaals te uploaden, want dat heb je al gedaan. Je klikt op op het icon ‘Voeg toe’ en je krijgt de Bestandenzoeker te zien. Daar zie je de FTP-repository staan en kan je de SCORM module selecteren.

Na het selecteren van het zip-bestand krijg je een venster waarin je een keuze moet maken. Kies voor ‘link naar het bestand‘. Zo voorkom je dat er meerdere kopieën van jouw SCORM module in Moodle komen. Want dat is een nachtmerrie voor een contentbeheerder.

Daarna moet je een keuze maken bij de optie ‘Frequentie automatisch updaten’. Zet deze op ‘elke dag‘. De cron van Moodle zal op de achtergrond controleren of er een nieuwe versie is. Je kan ook de optie ‘elke keer wanneer gebruikt‘ kiezen maar dan duurt het opstarten van de SCORM module nog langer voor de cursist.

Profijt van centraal contentbeheer

Het zijn een aantal stappen voordat je alle SCORM modules volgens bovenstaande werkwijze in Moodle hebt staan. Maar daarna ga je er profijt van hebben. Want elke nieuwe versie van jouw SCORM module hoef je alleen maar te uploaden via FTP. In Moodle hoef je niets meer te doen. Deze vorm van centraal contentbeheer gaat je echt tijd schelen!

Het bericht Centraal Contentbeheer (1): Gebruik een FTP – repository verscheen eerst op Avetica.