Aanmeldmethoden

Op cursusniveau kun je bepalen hoe gebruikers toegang krijgen. In Moodle beschik je standaard al over de volgende aanmeldmethoden:

• Manuele aanmelding: een andere gebruiker (beheerder of docent) geeft je handmatig toegang
• Zelf aanmelding: je kunt zelf op de cursus klikken en krijgt direct toegang
• Gast toegang: anonieme gast gebruikers hebben toegang tot de cursus
• Sitegroep synchronisatie: wanneer je lid bent van een sitegroep, heb je toegang tot de cursus

Moodle kent nog meer aanmeldmethoden maar bovenstaande zijn de meest gebruikte.

Aanvragen van toegang

Moodle kent redelijk veel aanmeld-plugins waarbij het belangrijk is om te kijken welke bij jouw situatie past. De plugin ‘Enrollment (*) Application‘ geeft je de mogelijkheid om een stap in te bouwen waarbij een gebruiker een verzoek tot toegang instuurt. In de praktijk heb ik de plugin toegepast bij een traject waarbij de gebruiker een reeks cursussen doorloopt en als laatste toegang vraagt tot een cursus waarin de inschrijving voor een praktijkdag en het eindexamen zijn opgenomen. Onderdeel van dit traject is ook een extern gevolgde training. Het certificaat van die externe training kan als bijlage worden toegevoegd bij de aanvraag.

(*) Amerikaans Engels is ‘Enrollment’, Brits Engels is ‘Enrolment’

Proces aanvraag op maat

De plugin geeft je de mogelijkheid om in te stellen hoe het aanvraag proces eruit ziet. Je kunt instructies voor de aanvraag toevoegen. Vervolgens kun je bepalen of een een begeleidende tekst bij de aanvraag verplicht is. Je kunt er ook voor kiezen dat deze wel ingevoerd kan worden maar niet verplicht is door voor de tweede optie te kiezen. Het is ook mogelijk om te verplichten een bijlage mee te sturen zoals bijvoorbeeld extern bewijs. Ook hier kun je de upload mogelijkheid geven maar niet verplichten. Als laatste kun je de mogelijkheid geven om een aanvraag in te trekken als die nog niet is behandeld.

Beschikbaarheid aanvraag

Je kunt een periode instellen waarin het mogelijk is om een aanvraag voor toegang te doen. Je ziet dat je ook bepaalde (aanvullende) profielvelden verplicht kunt stellen bij de aanvraag. Wanneer de gebruiker op de aanmeldpagina komt zal er een melding tonen dat een bepaald profieldveld verplicht is met een knop naar het profiel om dit gegeven direct in te voeren. Ook kun je instellen of er een maximum aantal beschikbare ‘plaatsen’ is en of je na het bereiken van dat maximum nog aanvragen wilt toestaan.

Bijlage bij de aanvraag

Wanneer je hebt bepaald dat een bijlage meegestuurd moet worden kun je instellen hoeveel bijlagen dat maximaal mogen zijn en van welk type de bijlage moet zijn. Bovenstaande bepaal je allemaal op het moment dat je de aanmeldmethode toevoegt aan je cursus via ‘Deelnemers’ / ‘Aanmeldingsbeheer’.

Aanvraag door gebruiker

Wanneer de gebruiker naar de aanmeldpagina gaat kan hij of zij de aanvraag doen en alle vereiste gegevens invullen. Na het doen van de aanvraag krijgt de gebruiker een melding dat de aanvraag in behandeling wordt genomen en ontvangt een bericht zodra dat is gedaan.

Gebruikers met het recht om aanvragen te beheren ontvangen een bericht. Vanuit dit bericht kun je direct navigeren naar de aanvraag en deze behandelen. Je hebt de optie om een aanvraag goed- of af te keuren. Ook kun je de aanvraag op een wachtlijst plaatsen of verwijderen. Aanvragen op de wachtlijst kun je later alsnog goedkeuren.

Na het goedkeuren van een aanvraag kun je ook direct de rol van de gebruiker bepalen en de periode waarin de gebruiker toegang heeft tot de cursus.

Conclusie

‘Enrollment Application’ is een goed doordachte en mooi uitgewerkte plugin. Als dit proces past bij jouw praktijk zou ik de plugin zeker in gebruik nemen. Mocht jouw proces er nou net iets anders uitzien en ben je op zoek naar de juiste plugins, neem dan contact met ons op.

Het bericht Aanvragen van toegang tot een cursus verscheen eerst op Avetica.

Soms volg je een online cursus die ook interessant zijn voor collega’s of vrienden. Zomaar toegang verlenen tot de cursus kan normaal niet. Maar wel met de Invitation plugin in Moodle. Dit is een aanmeldingsmethode die geïnstalleerd moet worden in jouw Moodle site.

Wat is aanmelding?

Aanmelding is de term die in Moodle gebruikt wordt als we het hebben over de toegang van gebruikers tot cursussen. Moodle kent meerdere aanmeldingsmethodes waarvan je er één of meerdere aan je cursus kunt toevoegen. Voor de volledigheid noem ik hier de Engelse term voor aanmelding: ‘enrolment’ mocht je bijvoorbeeld zoeken in de documentatie dan kun je het beste die term gebruiken.

Een paar veel voorkomende aanmeldingsmethodes zijn:

• Manuele aanmelding: gebruikers moeten handmatig worden toegevoegd door iemand met de juiste rechten.
• Zelf aanmelding: een gebruiker met een account kan zichzelf aanmelden op de cursus. Deze methode kan eventueel voorzien worden van een sleutel.
• Coursepayments (Avetica plugin): toegang tot de cursus na betaling via iDeal, Bancontact, Creditcard of een andere betaalmethode
  

Aanmelding na uitnodiging

Met de plugin ‘Invitation‘ wordt het mogelijk om gebruikers uit te nodigen om deel te nemen aan één van je cursussen. De plugin voorziet in een hele reeks mooie opties om dat hele proces te ondersteunen.

• Rechten om te beheren wie uitnodigingen kan versturen
• Mogelijkheid om uitnodiging te voorzien van een persoonlijk bericht
• Mogelijkheid om te bepalen welke cursus rol iemand krijgt die de uitnodiging accepteert
• Status van verstuurde uitnodigingen in te zien. Wie heeft geaccepteerd, welke staan nog open, wie heeft geweigerd en welke zijn verlopen.
• Opnieuw verzenden verlopen uitnodigingen of het verzenden van een herinnering
• Intrekken van een uitnodiging
• Bepalen of je uitnodigingen kunt versturen aan mensen die nog geen account hebben in je omgeving of dat de uitnodiging alleen verzonden kan worden aan mensen met een account.
• Bepalen hoe lang de uitnodiging geldig is
  
  

Bericht bij uitnodiging

Het bericht waarmee je de uitnodiging verstuurd, kan worden voorzien van allerlei elementen wat we ‘placeholders’ noemen.

• {$a->coursename}: Course name
• {$a->start}: Start date
• {$a->end}: End date
• {$a->inviteurl}: URL to accept the invitation
• {$a->acceptinvitation}: The words “Accept invitation”
• {$a->rejecturl}: URL to reject the invitation
• {$a->rejectinvitation}: The words “Reject invitation”
• {$a->expiration}: The expiry date of the invitation
• {$a->message}: The custom message
• {$a->location}: The location – if available from a plugin or a custom course field
• {$a->supportemail}: Support email address
• {$a->emailmsgunsubscribe}: Email instructions to unsubscribe.

Hoe nodig je uit?

Na installatie van de plugin kun je de aanmeldingsmethodes toevoegen aan de gewenste cursussen en vind je op de pagina ‘Deelnemers’ een extra knop ‘Invite users’. In de inleiding van dit artikel beschrijven we dat gebruikers anderen kunnen uitnodigen. Standaard kan de rol leraar, beheerder en site-beheerder dat. Als je wilt dat ook de leerling rol kan uitnodigen moet je die rol daarvoor de rechten geven.

Je kunt geen uitnodiging meer sturen naar een email account wat eerder een uitnodiging voor de betreffende cursus heeft afgeslagen.

Installatie en technische achtergrond

Wanneer je op dit moment zoekt naar ‘Invitation’ op de plugin pagina van Moodle kom je twee plugins tegen met dezelfde naam en van dezelfde ontwikkelaar. Let op dat je kiest voor ‘enrol_invitation‘ wat de aanmeldingsmethodes is. De andere plugin is een zogenaamde ‘local’ plugin die beperkter is in gebruik. Deze is momenteel nog in een beta fase wat betekent dat er nog gewerkt wordt aan het glad strijken van de laatste puntjes. Zodra de plugin uit die fase is kunnen wij ook Avetica klanten uitnodigen om gebruik te gaan maken van de plugin.

Bekijk hieronder alle schermvoorbeelden van de plugin.

Het bericht Aanmelding voor cursus op uitnodiging verscheen eerst op Avetica.

Moodle beschikt standaard over een aantal aanmeld methodes. Aanmelding, in het Engels ‘Enrolment’, is het proces om gebruikers aan een cursus gekoppeld te krijgen. Naast de standaard methodes ‘Manueel’ en ‘Zelfaanmelding’ kent Moodle een redelijk aantal aanmeld plugins.

AutoEnrol

Eén van die plugins bestaat al langer en is vrij populair. Het gaat daarbij om ‘AutoEnrol‘ waarmee je gebruikers automatisch kunt aanmelden nadat ze inloggen op je Moodle site wat je bijvoorbeeld kunt inzetten om elke gebruiker aan te melden voor een introductie cursus. Ook kun je AutoEnrol zo instellen dat een gebruiker aangemeld wordt nadat men op een cursus heeft geklikt.

Casus

Die laatste optie was praktisch in een klant situatie waar gebruikers vanaf een andere site verwezen worden naar het open aanbod wat bestaat uit cursussen in één specifieke Moodle categorie. De link naar zo’n categorie is specifiek en kon achter een knop worden gezet op de website. De cursussen in die categorie moesten vervolgens alleen voor leden van de klant vrij toegankelijk zijn terwijl anderen een toegangscode nodig hadden. We hebben ‘AutoEnrol’ allereerst toegevoegd aan alle cursussen uit het open aanbod.

Verbetering AutoEnrol

Vervolgens bleek er in de laatste versie van AutoEnrol een perfecte integratie te zijn gemaakt van de standaard Moodle functionaliteit ‘Beperk toegang’. In de plugin opgenomen als ‘User filtering’. We konden aan ‘AutoEnrol’ een criterium toevoegen dat het veld ‘Nummer (ID)’ in het profiel van de gebruiker ‘niet leeg’ mocht zijn. Bij klanten is dat veld namelijk gevuld (niet leeg) waardoor zij voldoen aan het criterium en zich konden aanmelden. Indien een niet-lid op de cursus klikte gebeurde er niets. Voor die doelgroep was ‘Zelfaanmelding’ met een sleutel beschikbaar. Eén cursus kan namelijk meerdere aanmeld methodes hebben.

In het voorbeeld hieronder zie je een combinatie van ‘Nummer (ID)’ en een periode. Groeperen op een bepaald profielveld was al aanwezig in de plugin.

Op plugin niveau bepaal je welke criteria je beschikbaar wilt maken binnen AutoEnrol. Ik zie vooralsnog alleen een toepassing voor ‘Beperking door tijd’ en ‘Beperking door profiel’.

Aanpak

Als Avetica krijgen wij regelmatig vragen of iets in Moodle mogelijk is. Nadat wij goed naar de vraag hebben geluisterd kijken wij als eerste of aan de vraag invulling kan worden gegeven door het doen van 1 of meerdere instellingen in Moodle? Lukt dat niet dan gaan we naar de veelal gratis plugins. De oplossing kan ook zitten in een combinatie van een instelling en een plugin. Bieden beide geen oplossing maar is er wel behoefte aan extra functionaliteit kan er na het maken van een uitgebreide beschrijving altijd nog maatwerk gemaakt worden.

De verbetering in AutoEnrol was voor deze klant perfect en maakt dat in een behoefte is voorzien zonder een vaak duurder maatwerk traject. Sta je ook voor een uitdaging en ben je benieuwd of Moodle een oplossing biedt, neem dan contact met ons op!

Het bericht Plugin voor aanmelding in cursus ‘AutoEnrol’ verbeterd! verscheen eerst op Avetica.

De Moodle plugin Restriction by days offset from start heeft hiervoor een oplossing verzonnen. De voorwaarde die je kan instellen, is het aantal dagen na je aanmelding in je cursus of naar de startdatum van je cursus. Dit is een instelling op siteniveau en helaas niet op cursusniveau.

Wil je dat pas na 7 dagen een toets gedaan mag worden of dat na 14 dagen een nieuwe module zichtbaar wordt, dan is deze plugin aan te raden.

De plugin is beschikbaar t/m Moodle 3.5.

Het bericht Moodle activiteit pas x dagen na aanmelding zichtbaar verscheen eerst op Avetica.

Het gaat om de plugin die in het Engels ‘Course completed enrolment‘ heet en gebruikers aanmeld in een cursus na voltooiing van een andere cursus.

Jaswinder SIngh schreef een goede uitleg die je op Moodleworld.com kunt lezen.

Het bericht Moodle aanmeldingsplugin goedgekeurd en beschikbaar verscheen eerst op Avetica.

Course completed enrolment is een aanmeld (enrolment) plugin en geeft je toegang tot een (vervolg)cursus nadat je een andere cursus hebt voltooid. Op deze manier kun je een gebruiker aanmelden voor een basis cursus en nadat ze die hebben voltooid worden ze automatisch aangemeld voor de vervolgcursus.

Deze functionaliteit zit gek genoeg niet standaard in Moodle en vormt wat mij betreft dus een waardevolle aanvulling. Tot nu toe kon je het wel bereiken met Badge enrolment maar als je niet met badges werkt was dat geen oplossing.

De plugin is nog niet officieel beschikbaar en wacht op toelating tot de Moodle plugin database. Aan alle lezers van Moodlefacts dus het verzoek om via de Moodle Tracker je stem uit te brengen op de plugin. Hoe meer stemmen hoe groter de kans dat de plugin binnenkort officieel beschikbaar komt.

Het bericht Toegang tot cursus na voltooiing andere cursus verscheen eerst op Avetica.

Gast
De gastrol in Moodle is een rol die cursussen en onderdelen daarvan kan bekijken. Een gast kan echter niets uitvoeren zoals bijvoorbeeld een toetspoging of bijdrage aan een forum.

Cohort
In het Nederlandse taalpakket van Moodle is cohort vertaald naar sitegroep. Je kunt via Sitebeheer / Gebruikers / Sitegroepen een veelvoud aan sitegroepen aanmaken. Je kunt in een schoolcontext bijvoorbeeld denken aan klassen zoals Havo1A, Havo1B etc. In een zakelijke context kun je denken aan alle afdelingen binnen een bedrijf. Gebruikers worden vervolgens ‘lid’ gemaakt van 1 of meerdere sitegroepen.

Cohort sync
Cohort sync of in het Nederlands ‘Sitegroepsynchronisatie’ is vervolgens een aanmeldingsmethode waarmee je een sitegroep synchroniseert met 1 of meerdere cursussen. Gebruikers die lid zijn van de betreffende sitegroep hebben hiermee toegang tot de cursus. Wanneer een nieuwe gebruiker aan de sitegroep wordt toegevoegd heeft deze direct toegang tot alle cursussen waarmee de sitegroep eerder werd gesynchroniseerd.

Guest Cohort
De plugin is een aanvullende aanmeldingsmethode. Naast de reguliere Cohort sync krijg je op cursusniveau de methode Guest Cohort tot je beschikking waarmee je het volgende kunt bereiken.

1. Gast toegang geven tot een cursus voor specifieke gebruikers die lid zijn van de betreffende cohort. Jij bepaalt dus wie gasttoegang heeft.
2. Tweedejaars nog toegang geven tot het materiaal van het eerste jaar door hen Guest Cohort toegang te geven in de cursus van het eerste jaar

Gast aanmelding

Moodle heeft standaard de aanmeldingsmethode ‘Gasttoegang’. Wat is het voordeel van Guest Cohort?
Met ‘Gasttoegang’ staat de cursus open voor alle gasten. Met Guest Cohort heb je controle over wie gasttoegang heeft.

Gasttoegang kan toch ook voorzien worden van een wachtwoord?
Het invoeren van een wachtwoord kan een extra belemmering zijn en je moet wachtwoorden gaan uitgeven en beheren wat met Guest Cohort niet nodig is.

Het bericht Het voordeel Guest Cohort in Moodle! verscheen eerst op Avetica.

Goed nieuws! Er blijkt een plugin voor te zijn ‘Enrol notification‘. Deze plugin is er één in de categorie ‘aanmeldingsmethode’ en je kunt de plugin toevoegen aan de cursus(sen) waar jij een bericht bij aanmelding voor wil versturen.

Na installatie van de plugin moet je de aanmeldingsmethode op zichtbaar zetten en configureren. Je kunt daarbij kiezen voor het versturen van een bericht bij:

• aanmelding (instelbaar per cursus)
• globaal zodat de plugin voor alle cursussen werkt
• afmelding
• update van de aanmelding

Zowel op plugin niveau als op cursusniveau kun je de inhoud van de mail beheren. Je hebt daarbij de beschikking over een aantal zogenaamde placeholders waarmee je bijvoorbeeld {firstname}, {lastname}, {course fullname} en {URL} kunt opnemen.

Hoe werkt de plugin?
1. Voeg de aanmeldingsmethode ‘Enrol notification‘ toe aan de cursus waarvoor je een aanmeldingsbericht wilt laten versturen
2. Wijzig indien gewenst de mailtekst
3. Meld een gebruiker aan
4. Bij elke aanmeldingsmethode wordt een mail verzonden. Dat geldt dus voor Manuele aanmelding maar ook voor Sitegroep synchronisatie waarbij de gehele sitegroep een mail ontvangt.

Weer een hele nuttige plugin en mooie aanvulling! De plugin is beschikbaar vanaf Moodle 2.7

Het bericht Moodle bericht bij aanmelding voor nieuwe cursus verscheen eerst op Avetica.

Nu was ik dit eerder tegen gekomen en herinnerde mij dat er ergens een vinkje in Moodle gezet kan worden wat de werking van zoekvelden beïnvloed. Alleen waar staat dat vinkje ook alweer? Na een flinke tijd zoeken heb ik het gevonden en deel het dan ook graag met jullie. Ook voor mijzelf zodat ik deze blog weer vind als ik het ooit weer vergeten mocht zijn.

Het vinkje kan ongetwijfeld nog op meerdere plekken gezet worden maar de snelste weg die ik kan vinden is door te gaan naar Sitebeheer / Gebruikers / Rechten / Controleer systeemrechten. Op dat scherm zie je onderaan ‘Zoekopties’. In dit scherm zet je het vinkje ‘Tekst mag overal in de getoonde velden voorkomen’ en je zult alle gebruikers vinden bij het aanmelden.

Het bericht Zoeken en toch niet vinden? verscheen eerst op Avetica.

In de volgende situaties zul je zeker deze plugin waarden:

• Als je cursustoegang staat ingesteld op gast en je wilt dat de deelnemers bij het volgen van een cursus of activiteit binnen die cursus gelijk zijn aangemeld.
• Als het beleid is binnen jouw organsiate dat elke Moodle cursus toegankelijk moet zijn voor elke medewerker, dan is dat extra tussenscherm ook niet nodig.

Bij deze aanmeldingsmethode heb je tevens de mogelijkheid om een welkomsbericht te sturen als de aanmelding is uitgevoerd.

Het bericht Automatisch aanmelding in Moodle cursus verscheen eerst op Avetica.